Yeastar – รู้จักการใช้งาน Call Pickup บนระบบโทรศัพท์ไอพีกัน

สวัสดีครับ ถ้าจะพูดถึงเรื่องฟีเจอร์คอล กันแล้ว มีอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่เราจำเป็นต้องใช้งาน คือ Call Pickup (คอลปิ๊กอับ) ถามว่าจำเป็นจริงหรือ ?

Call Pickup คืออะไร? ทำความเข้าใจกันก่อน

Call Pickup คือ การรับสายแทนคนอื่น ในกลุ่มเดียวกัน หรือ ในศัพท์ที่เราได้ยินกัน มันคือ “การดึงสาย” ครับ

สถานการณ์จริง

นายสมชาย เป็นพนักงานบริษัทโอติกฯ เบอร์โทรศัพท์ประจำโต๊ะของเขาคือหมายเลข 1000 และมีนายมงคล ซึ่งใช้เบอร์ประจำโต๊ะหมายเลข 1001 สองคนนี้อยู่แผนก บริการลูกค้า

นอกจากแผนกบริการฯ แล้ว บริษัทฯ ก็มีแผนกบัญชี ซึ่งมี นางสาวเอ(นามสมมติ) ใช้เบอร์ประจำโต๊ะหมายเลย 2000 และ นางสาวน้ำผึ้ง (นามสมมติ) ใช้เบอร์ประจำโต๊ะเบอร์ 2001

ลูกค้าโทรเข้าท่านหนึ่ง โทรเข้ามาหานายสมชาย (เบอร์ 1000) แต่เผอิญว่านายสมชาย ออกไปเข้าห้องน้ำ ไม่สามารถรับสายได้ เพื่อไม่ให้สายที่โทรเข้ามาไม่ได้รับการบริการ จะต้องมีใครสักคนดึงสายนั้นไปพูดคุยแทน

ตรงนี้แหละครับ ถ้าเป็นคุณ ลองคิดสิครับว่า ใครควรจะดึงสายนี้ไปพูดคุย ???

คิดได้แล้วใช่ไหมครับ ” แน่ละสิ ต้องคนในแผนกเดียวกันสิ ”

ใช่ครับ เพราะลูกค้าโทรเข้ามาฝ่ายบริการ ดังนั้น มันต้องเฉพาะฝ่ายเท่านั้นใช่หรือปล่าวที่จะสามารถดึงสายไปคุยได้ ในขณะที่พนักงานคนนั้นๆ ไม่ได้ประจำที่โต๊ะ หรือไม่สะดวกรับสาย เพราะถ้าแผนกอื่นดึงสายไปคุย ก็อาจจะให้คำปรึกษาไม่ได้ เพราะไม่ถนัด ในการให้บริการ

Call Pickup จะเข้ามาช่วยตรงจุดนี้ครับ

ดังนั้น เราควรจะต้องจัดกลุ่มครับ ว่า กลุ่มไหนบ้าง ที่จะสามารถดึงสายกันได้ เช่น เราแบ่งกลุ่มเป็น กลุ่มบริการ กลุ่มบัญชี กลุ่มขาย แบบนี้เป็นต้น

ตัวอย่าง ผมจะแบ่ง ออกเป็น 2 กลุ่มหลักๆ

กลุ่มบริการ ประกอบไปด้วย เบอร์ (Extension) ตั้งชื่อกลุ่มว่า ServicePickupGroup

1000,1001,1002,1003

กลุ่มบัญชี ประกอบไปด้วย เบอร์ (Extension) ตั้งชื่อกลุ่มว่า AccountPickupGroup

2000,2001,2002,2003

ถ้ามีสายโทรเข้ามาที่เบอร์ 1000 ถ้าหมายเลขนี้ไม่สะดวกรับสาย ดังนั้น คนในกลุ่มเดียวกันจะสามารถดึงสายกันได้ นั่นหมายความว่า เคสนี้ ผู้ที่จะดึงสายได้ คือ หมายเลข 1001-1003 นั่นเอง

มาดูการคอนฟิกบนอุปกรณ์ Yeastar S-Serie PBX กันครับ

เข้าสู่ระบบกันก่อนเลยครับ ตัวอย่าง เครื่อง Yeastar S20 ของผมไอพีหมายเลข https://172.19.10.248:8088

แล้วเข้าไปที่เมนู Settings เลือก Call Features จากนั้นเลือกที่ Pickup Group

มาเริ่มลองสร้างกลุ่มใหม่กันเลย คลิกที่ Add ครับ

ผมกรอกข้อมูลดังนี้

Name = Service Pick Group
Member = (selected) 1000-1003

เสร็จแล้วก็คลิก Save เพื่อบันทึก เสร็จสิ้นการสร้างกลุ่มบริการ

ผมกรอกข้อมูลดังนี้

Name = Account Pick Group
Member = (selected) 2000-2003

เสร็จแล้วก็คลิก Save เพื่อบันทึก เสร็จสิ้นการสร้างกลุ่มบัญชี

การทดสอบ Call Pickup

ลองโทรเข้าที่เบอร์ 1000 แต่ไม่ต้องรับสาย จากนั้นให้เครื่องหมายเลข 2000 ให้กด *4 (ใช้สำหรับการดึงสาย) ที่หัวโทรศัพท์ของตัวเอง จะเห็นว่าไม่สามารถดึงสายได้

จากนั้น ทำแบบเดิม แล้วเปลี่ยนให้เบอร์ 1002 กดปุ่ม *4 ที่โทรศัพท์ เพื่อดึงสาย จะเห็นว่า เราสามารถดึงสายมาพูดคุยได้แล้วครับ

เพิ่มเติมให้ครับ สำหรับ ใครที่อยากรู้ว่า รู้ได้อย่างไรว่าต้องกด *4 เพื่อดึงสาย ท่านสามารถเข้าไปที่เมนู Settings > General > Feature Codes ให้ตามนี้เลย หน้าตาประมาณนี้ครับ สังเกตุในกลุ่ม Call Pickup จะเห็นโคดครับ *4 กับ *04 เป็นต้น